Politique de confidentialité
Dernière mise à jour:
Cette page explique quelles données personnelles MedFlow traite, pourquoi, qui peut les voir et combien de temps nous les conservons. Elle est écrite en langage simple, pour les médecins.
1. Qui nous sommes
MedFlow est un logiciel de cabinet pour les médecins en Algérie. Il comporte deux parties : une application Windows qui fait fonctionner le cabinet, et ce site avec ses services en ligne (comptes médecins, profil public et annuaire, suivi des tickets et salle des confrères).
Le service est exploité par MedFlow. Nos coordonnées se trouvent en fin de page.
2. Deux types de données
Données du cabinet : sur vos ordinateurs
Dossiers patients, consultations, ordonnances, file d’attente, rendez-vous et comptes du personnel de réception. Ils sont stockés dans des bases locales sur les ordinateurs du cabinet : le PC principal et les PC de réception qui lui sont reliés sur votre réseau local. L’application fonctionne sans connexion internet.
Données du compte cloud : sur les serveurs de MedFlow
Ce dont un médecin a besoin pour les services en ligne : le compte, les documents de vérification, le profil public, la licence, les paiements, le suivi des tickets et la salle des confrères. Les sections suivantes détaillent chacun.
Les deux sont séparés volontairement. Le cloud n’a aucune copie de vos dossiers patients. Le seul texte clinique qu’il peut contenir est celui qu’un médecin choisit d’écrire dans la salle des confrères, sans identifier le patient.
3. Ce que nous collectons et pourquoi
Votre compte médecin
Nous collectons votre nom complet, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre numéro d’autorisation d’exercice, votre mot de passe, votre langue préférée et votre identifiant public. Nous enregistrons aussi la version des conditions que vous avez acceptée et la date.
- Pourquoi : pour créer et protéger votre compte, vérifier que vous êtes médecin, délivrer votre licence et vous aider quand vous demandez de l’assistance.
- Votre mot de passe est conservé uniquement sous forme d’empreinte irréversible, jamais en clair.
- Quand vous vous connectez sur le site, nous enregistrons l’heure, votre adresse IP et une description de votre navigateur pour cette session.
- Nous utilisons votre adresse e-mail uniquement pour vous écrire au sujet de votre compte et des modifications de ces conditions et de cette politique. L’aide pour le compte passe par notre équipe d’assistance.
Documents de vérification
À l’inscription, vous envoyez des documents tels que votre autorisation d’exercice et votre pièce d’identité. Notre équipe les utilise pour approuver votre compte. Ils sont privés : seul le personnel autorisé de MedFlow peut les ouvrir, et ils n’apparaissent jamais sur votre profil.
Votre profil public
Vous choisissez ce que vous publiez : nom affiché, spécialités, langues, localisation et adresse, numéros de téléphone du cabinet, lien de carte, biographie, expérience, formation, certifications, fourchette de tarif de consultation, services et photos. Ces informations sont publiques par conception. Tout le monde peut les voir et les moteurs de recherche peuvent les référencer.
- Les photos sont redimensionnées et réencodées sur notre serveur, ce qui supprime les données cachées comme la position GPS.
- Votre e-mail, le téléphone du compte, votre numéro d’autorisation et vos documents de vérification ne sont jamais affichés publiquement.
Votre licence et votre PC principal
Pour activer l’application, votre PC principal envoie son code machine, des identifiants du cabinet et la version de l’application, et nous renvoyons une licence signée. Nous conservons la licence, l’historique des événements de liaison (connexion, déconnexion, avec la version de l’application) et la dernière date de contact du PC. Aucune donnée patient n’y figure.
Paiements
Pour les paiements en ligne, nous utilisons Chargily. Nous lui transmettons le montant, une courte description du produit, votre langue et des numéros de référence internes. Vous saisissez vos informations de paiement sur la page de Chargily, et nous ne les voyons jamais. Chargily nous indique le résultat.
- Pour les paiements manuels (CCP, BaridiMob ou espèces), vous pouvez envoyer une preuve de paiement (PDF ou image) et une référence. Notre équipe la vérifie.
- Nous conservons l’enregistrement du paiement : montant, produit, statut, dates, référence et notes de vérification, ainsi que vos périodes de services en ligne.
Pourquoi : pour vendre et fournir la licence et les services en ligne, et pour conserver les traces comptables et en cas de litige.
Suivi des tickets pour les patients
Quand un cabinet disposant de services en ligne actifs imprime un ticket avec un QR code, le PC principal envoie au cloud uniquement le code de ce ticket (par exemple A-042), son état, le nombre de personnes devant et le délai estimé en minutes. C’est le PC principal qui les calcule ; le cloud ne reçoit jamais les données qui y servent de base.
- Jamais envoyés : noms de patients, numéros de téléphone, dossiers, rendez-vous, autres tickets ou liste de la salle d’attente.
- Le QR imprimé est un lien privé vers ce seul ticket. Toute personne qui détient le ticket peut voir son état : gardez-le privé. La page ne conserve le lien que dans le stockage de session de l’onglet du navigateur.
- Notifications facultatives : si le patient les active, son navigateur nous donne une adresse de notification, que nous conservons liée à ce seul ticket. Nous l’utilisons pour prévenir le patient quand son ticket est appelé ou proche. Le message passe par le service de notification du navigateur (Google, Mozilla, Apple ou Microsoft, selon le navigateur).
Pourquoi : pour que chaque patient puisse suivre son propre tour depuis son téléphone.
Données techniques et de sécurité
Les journaux de notre serveur enregistrent la méthode de la requête, le chemin de la page sans ses paramètres, le code de statut et un numéro de requête. Ils n’enregistrent ni ce que vous envoyez, ni votre mot de passe, ni vos en-têtes de navigateur. Nous gardons aussi des compteurs de courte durée liés à votre adresse IP pour freiner les abus.
- Les actions du personnel de MedFlow (approbations, paiements, licences, modération) sont inscrites dans un journal d’audit : qui, quoi et quand.
- Notre hébergeur traite nécessairement le trafic réseau vers le site et l’API et peut conserver ses propres journaux techniques.
Mises à jour de l’application
L’application vérifie les mises à jour en contactant le serveur de MedFlow, qui reçoit la version de l’application et la plateforme Windows. Elle peut aussi lire un fichier public sur GitHub qui annonce une prochaine version majeure ; GitHub voit alors l’adresse IP de l’ordinateur.
4. Les données des patients et le rôle du médecin
Les dossiers patients appartiennent au cabinet du médecin, pas à MedFlow. Le médecin décide de ce qui est enregistré et pourquoi, et il est responsable de ces dossiers : informer les patients, secret médical, réponse aux demandes des patients, sécurité des ordinateurs et des sauvegardes.
MedFlow fournit le logiciel. Nous ne voyons pas les dossiers, nous ne pouvons pas les ouvrir, et nous ne pouvons pas les restaurer si le mot de passe de sauvegarde et la clé de récupération sont tous deux perdus.
Ce qui quitte vos ordinateurs
- L’activation de la licence et les informations de liaison (section ci-dessus).
- Le profil public, uniquement lorsque vous le publiez.
- L’état des tickets qui portent un QR code.
- Le texte que vous choisissez d’envoyer à la salle des confrères.
- Les vérifications de mises à jour.
Par conception, rien d’autre n’est envoyé : ni dossiers patients, ni consultations, ni ordonnances, ni rendez-vous, ni comptes de réception.
Sur le réseau du cabinet
Les PC de réception conservent une copie de travail des données dont leur rôle a besoin. Les ordinateurs appairés communiquent avec le PC principal par une connexion chiffrée sur votre réseau local, et les ordinateurs non appairés sont refusés. Le personnel de réception a ses propres comptes locaux à accès limité, que le médecin gère.
Sauvegardes
L’application crée des fichiers de sauvegarde chiffrés sur la clé USB ou le dossier choisi par le médecin. MedFlow ne les reçoit pas. Si le dossier choisi est synchronisé par un service de stockage en ligne, le fichier chiffré va vers ce service, selon l’accord propre du médecin avec lui.
Ce que nous recommandons au médecin
- Protégez chaque ordinateur par un mot de passe Windows et, si possible, un chiffrement du disque, et contrôlez qui utilise les PC de réception.
- Gardez la clé de récupération des sauvegardes en lieu sûr, séparée des sauvegardes.
- Supprimez les comptes du personnel qui part, et expliquez aux patients comment le cabinet utilise leurs données.
Un patient qui souhaite consulter ou corriger son dossier doit s’adresser au cabinet de son médecin. MedFlow ne détient aucun dossier patient et ne pourrait pas retrouver un patient dans ses propres données.
5. La salle des confrères
La salle des confrères permet à un médecin vérifié de demander l’avis d’autres médecins vérifiés sur un cas. Elle est réservée aux médecins ayant des services en ligne actifs et ayant accepté les règles de la salle, et uniquement lorsque MedFlow l’a activée. Elle n’est pas destinée aux urgences.
Les cas ne doivent pas identifier le patient
Le médecin rédige le cas sans nom, numéro de téléphone, adresse, date de naissance exacte ni code MedFlow. L’application montre le texte exact avant qu’il quitte l’ordinateur et signale tout ce qui ressemble à un identifiant. Le serveur refuse les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les codes MedFlow.
- Les images sont nettoyées sur l’appareil du médecin avant l’envoi (métadonnées supprimées, avec des outils pour recadrer ou masquer un nom ou un visage) puis réencodées par notre serveur.
- Quand un cas part du dossier d’un patient sur le PC principal, le médecin choisit ce qu’il inclut (par exemple l’âge, le sexe et des champs cliniques choisis). Les champs d’identité ne sont jamais proposés.
- Le lien entre un patient et une question reste uniquement sur le PC principal. Il n’est pas envoyé au cloud et il est exclu des sauvegardes.
Qui peut voir une question
Celui qui pose la question choisit une spécialité ou tous les médecins. Seuls les médecins vérifiés de cette spécialité (ou tous les médecins vérifiés) et ceux qui ont posé la question ou y ont répondu peuvent la voir ; le serveur l’impose. Une question affiche le nom vérifié et la spécialité de son auteur.
- Une question peut être posée anonymement : les autres médecins voient seulement « Médecin vérifié », avec la spécialité quand assez de médecins la partagent. Le personnel de MedFlow peut voir le vrai auteur, et chaque consultation est journalisée. Les réponses ne sont jamais anonymes.
- Le personnel peut lire le contenu de la salle pour traiter les signalements. Il peut masquer un contenu ou le supprimer définitivement, et suspendre l’accès d’un médecin à la salle.
Notifications
Si un médecin active les notifications sur téléphone, l’adresse de notification du navigateur est conservée pour ce médecin. Les notifications sont génériques, par exemple « Nouvelle réponse à votre question », et ne contiennent jamais de texte du cas. Le médecin peut les désactiver à tout moment.
Conservation et suppression
- Un auteur peut modifier ou supprimer sa propre question, réponse ou réplique. La suppression efface le texte et ses images et laisse un espace « supprimé » vide.
- Par défaut, une discussion est supprimée définitivement 24 mois après sa dernière activité. Cette durée est un paramètre que le personnel de MedFlow peut modifier.
- Les brouillons non terminés sont supprimés après 7 jours. Les images jamais rattachées sont supprimées après 24 heures.
- À la clôture d’un compte, les abonnements aux notifications, les brouillons, les images en attente et les sessions de connexion de la salle du médecin sont supprimés. Les questions et réponses publiées restent jusqu’à la fin de la durée de conservation, sauf suppression par le personnel ; l’auteur apparaît alors comme « Ancien membre ».
- Les sauvegardes de base de données de notre hébergeur peuvent conserver du contenu supprimé jusqu’à leur rotation.
7. Combien de temps nous conservons les données
- Données du cabinet sur vos ordinateurs : jusqu’à ce que le médecin les supprime. Les sauvegardes sont conservées par destination à raison de 7 quotidiennes, 4 hebdomadaires et 12 mensuelles, les plus anciennes étant remplacées.
- Documents de vérification : le fichier est programmé pour suppression 90 jours après notre décision sur votre compte. Nous conservons la trace de la décision et les informations de base sur le fichier.
- Compte, licence et paiements, preuves de paiement et journal d’audit du personnel : conservés tant que nécessaire pour faire fonctionner le service, pour la comptabilité et en cas de litige. Nous n’avons pas encore fixé de durée de suppression automatique ; la clôture d’un compte arrête la connexion mais n’efface pas ces enregistrements.
- Sessions de connexion au site : une session dure jusqu’à 30 jours. La trace d’une session (heure, adresse IP, description du navigateur) reste liée au compte.
- Profil public : tant que le compte existe. Une photo remplacée ou retirée n’est plus affichée immédiatement et son fichier est supprimé en un jour environ.
- Suivi des tickets : n’est plus affiché après 03h00 le lendemain matin (heure d’Algérie) et supprimé dans les 30 minutes environ qui suivent. Les adresses de notification sont supprimées quand le ticket est terminé ou annulé, ou en fin de journée.
- Salle des confrères : voir la section ci-dessus.
- Compteurs anti-abus : de courte durée, supprimés automatiquement à la fin de leur fenêtre de temps.
Les durées de suppression fixées par notre hébergeur, par exemple pour ses propres journaux et sauvegardes, échappent à notre contrôle.
8. Sécurité
- Les connexions au site et à l’API utilisent HTTPS. L’application de bureau ne fait que des appels sortants vers les serveurs de MedFlow ; le cloud n’ouvre jamais de connexion vers votre cabinet.
- Les mots de passe sont conservés sous forme d’empreintes irréversibles. Les documents de vérification et les preuves de paiement sont dans un stockage privé et ne sont ouverts que par le personnel autorisé, par une action journalisée.
- La console du personnel exige un second facteur de connexion, et les actions sensibles le redemandent.
- Les sauvegardes faites par l’application sont chiffrées. Elles s’ouvrent avec le mot de passe de sauvegarde du médecin ou avec une clé de récupération distincte que seul le médecin détient.
- Nos serveurs ne journalisent pas le contenu des requêtes, et les notifications comme les journaux ne contiennent jamais de texte de cas de la salle des confrères.
Aucun système n’est parfaitement sûr. Si vous pensez que votre compte a été utilisé à mauvais escient, contactez-nous immédiatement.
9. Vos droits et comment les exercer
Nous traitons les données personnelles en tenant compte de la loi algérienne sur la protection des données personnelles (loi 18-07).
Vous pouvez nous écrire pour demander quelles données nous détenons sur vous, les faire corriger ou les faire supprimer. Nous vérifierons d’abord votre identité. Certains enregistrements, comme les paiements, peuvent devoir être conservés, et nous vous le dirons le cas échéant.
Certaines choses, vous pouvez les faire vous-même :
- Modifier votre profil public, et remplacer ou retirer vos photos.
- Modifier ou supprimer vos propres questions, réponses et répliques de la salle des confrères, et en désactiver les notifications.
- Vous déconnecter, et effacer les cookies de votre navigateur.
- En tant que patient, arrêter les notifications d’un ticket depuis la page du ticket ou les réglages de votre navigateur.
Pour les dossiers patients, adressez-vous au cabinet du médecin (voir la section sur les données des patients).
11. Modifications de cette politique
Lorsque nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date en haut de la page. Nous informons aussi les médecins des modifications dans l’application et, lorsque c’est possible, par e-mail.
12. Contact
Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, écrivez-nous :